活用事例 | 総合システム管理株式会社
事例サマリー
福岡のマンション・ビル管理会社。契約管理DXツール『Musubell』の導入により、承認・決裁のオンライン化を推進し、現場での迅速な書類作成と管理体制の強化を実現しています。
企業概要
事業概要
分譲マンションやビルの管理、賃貸物件の管理・サブリース、建築・原状回復工事などを行う、関西エリアの独立系総合不動産管理会社です。
アセット規模・種類
関西圏を中心に数千戸以上のマンション・ビル管理受託実績を持ち、堅実な運営力で知られます。
経営課題とDX方針
経営・業務の課題
マンションやビルの管理メンテナンス業務における現場スタッフの移動・報告工数、およびアナログな報告・請求手続きによるタイムラグ。
目指す目標
現場スタッフの負担軽減、およびテレワーク等の柔軟な働き方の定着による人手不足対策と業務の正確性向上。
DX方針・取り組み
モバイル端末の貸与による現場報告のデジタル化や、Web請求システムの導入による事務プロセスのWeb化を推進。
直近5年の財務情報
財務グラフ
非上場等のため、グラフ表示に必要な売上高推移データが公表されておりません。ツールの導入と財務状況の関連
非上場のため詳細な財務推移は非公開ですが、マンション管理受託アセットの増加に合わせて安定した管理費収入を得ています。2025年12月に「Musubell」を導入し、管理マンション売却時の重要事項調査報告書の発行プロセス（受付、入金確認、発行まで）をデジタル化。これにより月間40〜50時間もの膨大なバックオフィス作業時間が削減され、管理戸数が増加しても事務スタッフを追加することなく回せる高効率な体制を確立。収益性の最大化に直結しています。
当サイト未掲載の他ツール導入情報
- Web請求システム
- テレワーク環境（VPN/クラウドツール）の整備
- スタッフ用PC・iPhoneなどのモバイル端末
導入ツールと活用事例
Musubell
PC操作に不慣れなスタッフによる導入初期の心理的ハードルはあったが、本社側による事前設定や現場との丁寧な並走、さらにベンダー側の迅速な改善対応によってスムーズに解消され、安定した自走体制へと着陸させている。
多額のイニシャルコストなしで月40〜50時間もの管理工数を削減でき、かつ最大のボトルネックであった入金確認作業を収納代行で自動化したため、費用対効果は極めて高い。
従来の16工程から9工程への業務プロセスのスリム化、入金消込の自動化、属人化の解消など、管理会社における重要事項調査プロセスを根本から合理化する広範な効率化を達成している。
導入前の課題
重要事項調査報告書（重調）の受付から入金確認、発行にいたる一連の業務がすべて紙ベースで行われており、担当者ごとに個別管理されていたため業務が完全に属人化していた。そのため、担当者が不在の際や引き継ぎ時に進捗状況が分からず業務が停止するリスクを抱えていた。また、仲介会社から発行依頼を受けてから実際の書類発送までに1週間以上かかっており、特に銀行通帳の目視確認、手動での消込・照合、仕訳、経理への連携といった入金消込プロセスが手作業で行われており、膨大な時間と精神的労力を費やしていた。
選定理由
案件ごとの受付・入金・作成・発行という全体の進捗状況をリアルタイムで一元的に可視化・共有できる機能（誰が・何を・どこまで進めているかが直感的に把握できる点）を高く評価したこと。また、導入にあたり大規模な初期システム投資（イニシャルコスト）が不要で、費用対効果が非常に明確であったことから、社内稟議や意思決定をスピーディーに通すことができたため。
実施内容・プロセス
重要事項調査報告書の受付および発行業務をクラウド化。現場のPC操作に不慣れな担当者や心理的抵抗に配慮し、初期設定や環境構築は業務推進（本社・管理）側が先行して準備した。運用開始後は、業務推進担当者と現場スタッフが同じ画面を見ながら並走し、承認などの節目で声を掛け合いながらその場で一つずつ確認・処理する体制をとった。さらに、直感的な画面設計に加え、デジタルガレージ社による手厚いサポートや迅速なシステム改善をフルに活用し、現場のみでの自立的な運用（自走）を定着させた。
得られた効果
従来16工程に及んでいた重調発行業務プロセスを9工程へとほぼ半減させ、月40〜50時間の業務時間（人的リソース）を削減することに成功した。進捗の可視化とメッセージ機能の活用により、担当者不在時や担当交代時の引き継ぎもスムーズになり、業務停止リスク（属人化）が解消された。また、Musubellの収納代行機能を活用したことで、これまで最大の負担であった銀行通帳の目視照合や手作業による入金消込作業が完全に不要となり、経理連携の負荷も劇的に軽減された。
当サイトの独自考察とまとめ (Musubell)
本事例は、不動産管理会社における最も手作業が多く、かつミスや遅延が取引関係者間のストレスやクレームに直結しやすい「重要事項調査報告書（重調）の発行」プロセスを、SaaSの導入によって劇的に合理化した非常に意義深い事例です。総合システム管理社は、紙管理と「通帳の目視照合」という古典的で重労働な入金消込に苦しんでいましたが、Musubellのワークフロー化と収納代行（決済機能）のセット導入により、プロセスの約4割をカットしました。
成功のキーポイントは、「現場のPCアレルギー」に対する本社側のケア（環境の事前整備と並走）です。現場任せにせず本社メンバーが隣で伴走したこと、そしてベンダー側（デジタルガレージ社）が現場のフィードバックを吸い上げてスピーディーな仕様改善を繰り返したことが、最終的な現場自走に繋がりました。仲介会社からの重調請求が多く、日々入金確認と発行の対応でフロントや事務スタッフの手が取られている中堅以上の管理会社にとって、業務削減と発行スピードアップによる仲介会社へのサービスレベル向上を両立させる、極めて再現性の高いDXアプローチと言えます。